Loading...

martes, 13 de marzo de 2012

IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN INTERNA DE MERCADOTECNIA EN LA TOMA DE DECISIONES

A medida que las empresas crecen y por tanto, sus recursos económicos, financieros, tecnológicos y humanos son abundantes, resulta difícil llevar un control y registro de los mismos, hasta hace poco lo tradicional eran grandes libros de notas donde día con día se escribían los distintos movimientos que se realizaban de dichos recursos, esto además de resultar laborioso implicaba que si en algún momento los resultados no eran correctos se tenía que revisar una por una las notas para identificar en donde se tuvo el error y corregirlo desde ahí.
Enfocándonos al ámbito mercadológico, es importante para los gerentes de mercadotecnia tener a la mano la información necesaria para tomar decisiones correctas y responsables acerca de los recursos con los que se disponen, y si hablamos de llevar notas en libros aunque la información sea verídica y esté totalmente detallada, resulta difícil escoger la que de verdad nos sirve o necesitamos, y aun mas resulta difícil detectar dicha información ya que puede ser un procedimiento tardado; hoy gracias a la globalización y a que la tecnología a avanzado a pasos gigantescos hoy contamos con equipos especializados para almacenar, manipular, guardar, corregir, etc. información de manera eficaz y de fácil acceso para ahorrar tiempo y trabajo lo que también conlleva una toma de decisiones oportuna.
Dentro del área de mercadotecnia se manejan un gran número de datos, que están en constante fluctuación y que se tienen que estar actualizando constantemente, mediante el uso de los sistemas de información esto resulta una tarea muy sencilla porque los datos son fáciles de manipular y cuando se requiere de seleccionar información se hace mediante programas que detectan de la información almacenada la que se necesita y servirá para tomar una decisión.
En el presente artículo nos enfocaremos simplemente a la importancia que tienen los sistemas de información interna para la toma de decisiones de mercadotecnia, el uso que se tienen y los datos que llevan inmersos estos sistemas.
El sistema de información interna de mercadotecnia es un sistema que ayuda a la parte administrativa de la empresa ya que controla el ciclo de todas las operaciones de compra y venta que realiza la empresa de una forma segura, confiable y de acuerdo con la legislación vigente; proporciona herramientas de vanguardia tecnológica que permite una administración y comercialización eficiente, además de que se mantiene informado oportunamente de cada operación de la empresa.
El uso de sistemas de información permite que la información se encuentre actualizada en todo momento para que cuando se requiera de tomar una decisión rápida se realiza correctamente y con un mínimo de error, este sistema de información interna permite un mejor control sobre el negocio y una reducción muy significativa en el tiempo invertido, ya que automatiza los procesos, optimiza sus recursos humanos y tecnológicos y facilita la supervisión del estado real de la empresa en cualquier momento.
Los gerentes de mercadotecnia utilizan registros y reportes internos, para la planificación, la puesta en práctica y las decisiones de control cotidiano basándose en sistemas tecnológicos como los SIM, gracias a ellos las empresas han aumentado en gran medida su competitividad puesto que la tecnología implica innovación y esta a su vez es sinónimo de competitividad, siempre y cuando el uso que se le dé sea el apropiado y la información que se le suministre sea verídica.
Una condición esencial de éxito en la planeación estratégica de la mercadotecnia es la administración eficaz de la información y aunque hoy se cuenta con abundante información de fuentes internas y externas a la empresa, existen demoras en la toma de decisiones eficaces y oportunas y es que el problema estriba en clasificarla y utilizarla debidamente, o sea administrarla, y por ello es importante contar con un sistema de información de mercadotecnia (SIM) que es una estructura estable cuya finalidad es generar, procesar, almacenar y más tarde recuperar información para contribuir a la toma de decisiones en un programa de mercadotecnia.
El sistema de información reúne, procesa y almacena la información potencialmente útil que existe en forma pública y disponible en diversos sitios, tanto dentro como fuera de la compañía, en nuestro caso que hemos tratado la información interna, se incluye información sobre pedidos, ventas, precios, inventarios, cuentas por cobrar o pagar y demás. Por medio del análisis de esta información, se pueden detectar oportunidades y problemas importantes.
Los gerentes de mercadotecnia utilizan registros y reportes internos, para la planificación, la puesta en práctica y las decisiones de control cotidiano, muchos de estos registros no son elaborados por el departamento de mercadotecnia, pero que igual le son necesarios para tomar decisiones ya que la información de los registros internos consiste en la información recopilada de fuentes dentro de la compañía, para evaluar el desempeño y para evaluar sus problemas y oportunidades de mercadotecnia.
El departamento de contabilidad prepara los estados financieros y lleva un registro detallado de ventas, costos y flujos de efectivo; el de fabricación reporta los programas de producción, los envíos y los inventarios, por otra parte la fuerza de ventas informa las respuestas de los revendedores y las actividades de los competidores, el departamento de mercadotecnia mantiene una base de datos sobre la demografía, la pictografía y la conducta de compra de los clientes, el departamento de producción lleva cuenta y razón de los depósitos de almacén, etc.
El departamento de servicio al cliente proporciona información sobre la satisfacción del cliente o problemas de servicio; los estudios de investigación que se llevan a cabo para un departamento pueden proporcionar una información útil para otros.
Es más rápido y económico tener acceso a los registros internos de la empresa que otra fuentes de información, pero también presenta algunos problemas debido a que se recopilo para otros propósitos, esta información puede ser incompleta o bien errónea para tomar decisiones, el sistema de información interna de mercadotecnia debe recopilar, organizar y procesar toda la información de manera que los gerentes la puedan encontrar y obtener con facilidad.
Los gerentes de cualquier organización necesitan mucha información sobre los mercados potenciales, factores ambientales, entorno interno y externo de la empresa, en fin, información que con la tecnología se ha vuelto más accesible y veraz, la importancia que tienen los sistemas de información interna de mercadotecnia radica en que siempre se cuenta con solo la información necesaria, puesto que mientras se cree que entre más información se tenga se tomaran mejores decisiones, la verdad es que demasiada información puede saturar a los gerentes y hace difícil tomar una buena decisión por otro lado poca información puede dejar la toma de decisión en gran incertidumbre.
Los SIM (sistemas de información de mercadotecnia) se han vuelto un punto clave para la organización moderna porque agiliza la toma de decisiones, administra claramente los recursos y provee de información útil y confiable, en el aspecto interno se aprecia su ideal funcionamiento en el control de los recursos mediante el uso de informes en los cuales se detalla cada una de las operaciones que realiza la empresa.
En conclusión, se dice que toda empresa de la magnitud que sea, maneja información de manera constante e igualmente toma decisiones a diario con esa información, y aunque a veces tomar decisiones se basa en conocimientos empíricos en la actualidad apoyarse de la tecnología es lo mejor y más seguro, desgraciadamente para el caso de las empresas pequeñas es difícil adquirir un SIM por su alto costo y por lo tanto algunas aun realizan los registros de ventas, costos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios, etc. de manera manual o en la paquetería básica de Office, que aunque no resulta igual que un SIM, ayuda en gran parte en la administración de la información, con el uso de los SIM la toma de decisiones se realiza de manera más rápida, ahorrándonos tiempo, esfuerzo y un margen de error, siempre y cuando la información que se le suministre sea verídica y completa en el caso que tratemos información interna de la empresa
Como nos hemos de dar cuenta, día con día se está innovando y creando tecnología y ésta representa un gran apoyo para cualquier empresa ya que la información es más fácil de manipular, fácil de actualizar y fácil de interpretar, el llevar una información clara, precisa y actualizada representa un herramienta importante para tomar una decisión oportuna.

AUTOR: JAZMIN RIOS CRISOSTOMO Y JESÚS CARRASCO HERNANDEZ
ALUMNOS DEL SEXTO SEMSTRE DE LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
1. Feigenbaum, Lance Fortnow, David M. Pennock, Rahul Sami, (2003).
2. “The impact of information systems on organizations and markets” ACM Digital Library [on-line database]. Communications of the ACM archive, Volume 34 , Issue 1, Vijay Gurbaxani Univ. of. California, Irvine Seungjin Whang Stanford Univ., Stanford, CA, (January 1991).
3. “¿Cómo atiendes a tus clientes?” Infolatina. [on-line database]. Revista Expansión en línea. Grupo Editorial Expansión, S.A. de C.V. Mauro Rodríguez Marín, (April 30, 2004).
4. “Las verdades del marketing industrial”. Infolatina., [on-line database]. Merca 2.0, Provider: Editorial Cátedra, Miguel ángel Zapata (May. 10, 2004).
5. “Mercadotecnia Directa Más Que Masiva, La Estrategia “Infolatina., [on-line database], Publication: El Financiero – Negocios, Provider: El Financiero.
6. “Universidad Autonoma de México” Facultad de contaduría y Administración, Ricardo Daniel Pérez Pimentel.

No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada